Assistente Administrativo - Secretária

(Vaga Temporária)

Atividades:
Executar, acompanhar e dar apoio nas atividades administrativas, atendimento e recepção.

Executar as atividades delegadas pelas coordenações, gerencias e diretoria e atender às demandas dos colaboradores.

Receber, conferir, separar e distribuir correspondências, memorandos, ofícios, emails e outros.

Recepcionar com cordialidade os visitantes e novos clientes, direcionando-os para sala de espera ou reuniões, oferecendo café e/ou água, a fim de proporcionar um ambiente satisfatório.

Controlar a central telefônica, filtrando ligações para diretoria, gerentes, coordenadores e equipe, bem como direcionar as ligações aos departamentos e pessoas pertinentes, anotando/registrando informações e recados repassando aos interessados.

Realizar buscas/pesquisas e reservas de passagens aéreas e hotéis, verificando a melhor opção dentro dos pré-requisitos necessários para cada necessidade conforme informados pelo requisitante.

Controlar o estoque mínimo necessário de material de expediente e limpeza bem como solicitar o orçamento e a compra quando necessário.

Administrar, controlar e organizar a agenda da Gerência e Diretoria.

Organizar e controlar as agendas das salas de reunião.

Enviar malotes e efetuar controle dos mesmos, a fim de assegurar que cheguem ao destino correto e conforme programação.

Organizar coffee break para reuniões, contatar fornecedores, a fim de solicitar produtos para consumo e bem estar dos envolvidos na reunião.

Dar suporte aos diretores, gerentes e coordenadores, realizando atividades administrativas como reserva de sala de reuniões, preparação de documentos para reuniões, cópias de apostilas, atividade de cartório e bancos.

Orientar o trabalho da copeira e jardineiro, informando as atividades a serem realizadas.

Listar e acompanhar as necessidades e demandas de manutenção predial da empresa, telefonia e sistemas de segurança.

Executar suas atividades de acordo com os Princípios de Excelência em Gestão.

Dar apoio à execução de outras atividades da empresa, a critério do Superior.

Requisitos:

Formação em Secretariado, Administração e áreas correlatas;                                                                                                                  Conhecimentos em Pacote Office (Foco Excel);
Carteira de habilitação B;
Conhecimentos sólidos em recepção, gestão de facilities e agendas executivas.

Desejável:
Inglês Intermediário 

O que oferecemos:
- Assistência Médica (custo apenas de coparticipação); 
- Assistência Odontológica (sem custo para o colaborador);
- Seguro de Vida (sem custo para o colaborador);
- Vale refeição ou alimentação (Flash): R$38,00/dia útil trabalhado (desconto de 20% sobre este valor);
- Vale Transporte (desconto 6% conforme legislação);

Saúde e Bem-estar:
- TotalPass;
- Sessão de Terapia Virtual (Clude);
- Consultas Virtuais com Nutricionista, Personal Trainer, Médicos e Enfermeiros (Clude);
- Assessoria Financeira, Jurídica, Social e para PET (C4LIFE);
- Ginástica Laboral semanalmente;
- Área de Lazer;
- Convênio Farmácia NISSEI (com desconto em folha);
- Day-off no seu aniversário; 
- Auxílio Educação;